Las compañías hacen un gran esfuerzo por tener la mejor ERP, el más robusto CRM, adquieren potentes servidores, contratan personal para operar todo lo anterior, y olvidan la base de una empresa, que es la correcta gestión de los documentos. MERCURIO WEB y MERCURIO CLOUD son dos poderosas soluciones creadas por nuestra empresa SERVISOFT S.A. . Sin éste último componente, Usted no estará aplicando todos los principios de la verdadera transformación digital.
De esta forma nos encontramos con un mercado en expansión, porque lo cierto es que cuando una compañía empieza a realizar una correcta gestión del documento, ve cómo su productividad aumenta y sus costes se reducen. Por ello,la gestión documental debe de ser uno de los primeros procesos en comenzar con la transformación digital de las organizaciones. Desde hace numerosos años, con la llegada de los primeros ordenadores personales y los escáneres, las empresas y organizaciones invirtieron muchos de sus recursos en la digitalización de sus documentos. Sin embargo, este proceso no paró en el escaneo y archivado y en la actualidad vemos que la gestión documental va más allá, englobándose dentro de procesos como la gestión del conocimiento o la gestión de las solicitudes hacia departamentos de todo tipo: RRHH, TI, etc. Podríamos decir que la eliminación de formularios y cuestionarios en papel así como la automatización de los procesos relacionados forman parte ya de la gestión documental.
Son precisamente las pymes las que más tienen que apostar por esta transformación ya que en este mercado hay que hablar de dos realidades: mientras las grandes cuentas llevan años introduciendo mejoras en sus procesos documentales, las pequeñas, no. Las grandes compañías ya están muy familiarizadas con este tipo de soluciones, por lo que debemos centrar nuestros esfuerzos en hacer llegar este mensaje a las pequeñas y medianas empresas, que necesitan invertir en mejorar sus procesos y aplicaciones para la gestión de los activos más críticos: sus documentos.
Implementar una solución de automatización no tiene por qué conllevar enormes costos adicionales para una adaptación a su entorno informático. Si la solución de automatización de pedidos o facturas de clientes no se adapta a su entorno de gestión, el costo de desarrollo a medida será alto. Lo indicado es una solución que sea compatible con una amplia variedad de aplicaciones de gestión, configurable para satisfacer requisitos específicos de cada empresa, y que se integre fácilmente con su infraestructura tecnológica. No sólo se trata de ser compatible con el mayor rango de ERPs, sino también con aplicaciones de sobremesa y otras plataformas empresariales (CRM, SCM…). En el caso en el que los sistemas corporativos no tengan integradas las herramientas de gestión documental, la propia gestión documental debería proveer de conectividad con cualquier tipo de sistema. Por ello, hoy en día, la implantación de un sistema de gestión documental debe incorporarse como un proyecto dentro de la compañía e involucrar a todos los sistemas de gestión.
No es sólo poner una pieza de software en el entorno del cliente, es obligatorio para garantizar que la solución soporta todo el proceso de negocio. Esta es una combinación de conocimiento de la industria, consultoría, gestión inteligente de proyectos en el lugar del cliente, así como en el lado del proveedor / partner.
Se requiere por tanto un sistema de gestión centralizado que reduzca significativamente el número de interfaces y por lo tanto evite posibles vías de pérdida de datos, trazabilidad inadecuada y deficiente cumplimiento de la normativa. La implementación de un único programa de software, que no sólo permite el procesamiento de cualquier formato de documento, sino que genera visualmente el documento, elimina las barreras de aquellos sometidos a revisión y permite la salida en cualquier tipo canal, así como ofrecer funciones para un procesamiento posterior.
La integración además no sólo se tiene que hacer con el conjunto de las aplicaciones que se usan dentro de una empresa. Desde hace unos años, ha aparecido un nuevo actor que también influye en la gestión documental. Se trata de la movilidad. Al final los usuarios de este tipo de soluciones buscan obtener una experiencia similar a la que obtienen en sus vidas del día a día, donde pueden acceder a miles de aplicaciones en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esta misma experiencia se está comenzando a demandar en las organizaciones, donde el acceso a la información corporativa se debería comenzar a poder consumir también desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por ejemplo, cuando el director de ventas de una compañía quiere aprobar una propuesta mientras está viajando. En este sentido, podemos observar una tendencia hacia la movilidad que está impulsando a que nuestros clientes proporcionen soluciones móviles a sus empleados. Este una forma más de interactuar y trabajar con una solución de gestión documental además del acceso a canales que emplea, como los basados en PC y en web.
Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:
* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información.
* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.
* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá.
* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta.
* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas.
* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica.
* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario.